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Desde hace varios años se está permitido a los accionistas, socios y miembro de juntas directivas tomar decisiones a distancia, esto es, de manera no presencial.

Para ello se estableció la alternativa de llevar a cabo reuniones a través de conferencia o manifestación de voto escrito dirigido a la sociedad.

Ha evolucionado con las disposiciones incluidas en el decreto 19 de 2012 (anti-tramites) y para las sociedades por acciones simplificadas (SAS)  con la ley 1258 de 2008, para dar agilidad a la toma de decisiones  en los órganos sociales en función de la dinámica y necesidades de los negocios.

¿Cuáles son las formalidades exigidas para las decisiones a distancia?

Garantizar la totalidad de los miembros del respectivo órgano, por cualquier medio por el que puedan deliberar y decidir mediante comunicación simultánea o sucesiva.

Cuando se trate de reuniones por conferencia, es importante que se pueda probar que quienes conforman  el respectivo órgano social participaron en la sesión y tuvieron la capacidad técnica o tecnológica de deliberar y decidir, por eso será aconsejable (aunque no sea obligatorio) grabar la reunión.

Cuando la decisión se aprueba mediante voto escrito, este deberá dirigirse al representante legal (Gerente) de la sociedad por parte de cada accionista, socio o miembro de la junta directiva, para que prepare el acta en la que se evidencien las decisiones adoptadas. Los votos deben recibirse en el curso del mes.

El gerente deberá comunicar la decisión el sentido de la misma, dentro de los cinco días siguientes al recibo del último voto.

¿Se requiere la participación de todos los accionistas, socios o miembros de junta?

En principio deben ser todos, socios miembros de la junta directiva. En las sociedades anónimas o de responsabilidad limitada, si algún miembro pierde la conexión a través de la cual se está llevando

a cabo la deliberación o deja de enviar su voto por escrito, la decisión no podrá ser adoptada.

En todo caso, la votación está sujeta al régimen de mayorías establecido en los estatutos.

En caso de la SAS,  está permitido regular los estatutos de la respectiva sociedad los detalles para la toma de este tipo de decisiones. Específicamente, que no todos los accionistas socios o miembros de la junta, participen o voten.

En este caso, es aconsejable establecer un régimen detallado que en ningún caso deteriore los derechos o prevenga a algunos miembros de participar en la respectiva decisión, el proceso debe ser debidamente documentado, acta: invitación a votar, acta.

¿Quien firma las actas en las que se deje constancia de tales decisiones?

El representante legal, y el secretario de la sociedad, el acta debe imprimirse y firmarse en los libros de la sociedad dentro de los 30 días siguientes a la fecha en que concluyo el acuerdo.