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Para que un acta de junta directiva o de asamblea general de accionistas pueda ser firmada digitalmente, es esencial que sea creada y mantenida en formato electrónico desde su inicio, utilizando medios electrónicos para su elaboración, envío, recepción, almacenamiento o comunicación, de acuerdo con el artículo 28 de la Ley 527 de 1999. Además, debe incluir una firma digital que cumpla con los requisitos legales para autenticar la identidad del firmante y garantizar la integridad del documento. Esto asegura que el acta tenga la misma validez y efecto legal que una versión físicamente firmada. En caso de transición de libros físicos a electrónicos, se debe solicitar la autorización correspondiente a la Cámara de Comercio respectiva para llevar los registros de manera electrónica.